Personvernerklæring

Identitet og kontakt

Disse retningslinjene er utarbeidet for å sikre åpenhet rundt EasyTranslates behandling av personlig informasjon som holdes om enkeltpersoner på tvers av organisasjonen. Avhengig av kontekst opptrer EasyTranslate A/S (Bygmestervej 10, 2400 København) som Behandlingsansvarlig eller Databehandler, og er med dette ansvarlig for behandlingen av data som samles inn og oppbevares gjennom selskapets nettsted og andre kanaler. Vi sørger for at dine data behandles i henhold til gjeldende lover. Hvis du har spørsmål til disse retningslinjene eller ønsker å benytte deg av de rettighetene som er nevnt her, kan du sende en e-post til gdpr@easytranslate.com.

Hvordan overholder vi kravene i GDPR (personvernforordningen)?

Hos EasyTranslate tar vi datasikkerhet og personvern svært alvorlig. Vi har iverksatt tilstrekkelige tekniske og organisatoriske tiltak for å sørge for at dine data er sikre når de behandles av oss. Disse retningslinjene oppsummerer hvilken type data vi behandler, hvorfor vi behandler dem, og hvilke rettigheter du har angående behandlingen av dine data.

Formål og juridisk grunnlag

Vi samler kun inn opplysninger som gjør at vi kan utføre de tjenestene som du har bedt om, på en så effektiv måte som mulig. Derfor samler vi kontaktopplysningene dine, yrkesrelaterte og finansielle data samt kildefilene dine. Vi bruker denne informasjonen for å opprette plattformkontoen din, administrere prosjektene dine, utføre oversettelsene og sende deg fakturaer.

Det juridiske grunnlaget for denne behandlingen finnes i Artikkel 6(1) b i GDPR, som tilsier at vår lovmessige behandling er basert på utførelsen av de avtalte tjenestene i vår serviceavtale med deg. I dette tilfellet er vi Behandler og du Behandlingsansvarlig.

Hvilke data deler du med oss?

Vi behandler følgende data for å levere våre tjenester til deg:

  • Din kontaktinformasjon – navn, etternavn, firmanavn, adresse, e-postadresse, telefonnummer og MVA-nummer
  • Kildefiler – kan inneholder en rekke personopplysninger, som vi anbefaler at du anonymiserer
  • Informasjon angående tjenester du kjøper hos oss, for å tilpasse og justere tjenestene våre etter dine behov
  • Din faktureringsinformasjon

Hvilke data innsamler vi automatisk?

Vi ønsker å forbedre våre digitale tjenester og applikasjoner. Derfor samler vi inn enkelte data automatisk i form av informasjonskapsler, klikkstrøm-data og nettanalyser.

Det juridiske grunnlaget for denne behandlingen finnes i artikkel 6(1) f i GDPR, og i denne sammenheng er vi Behandlingsansvarlig. Dette betyr at vi bestemmer formålet med behandlingen. Formålet står oppført ovenfor. Vi lærer om tjenestene som du kjøper og dine preferanser, og tilpasser deretter opplevelsen din videre.

Klikkstrøm-data

Når du besøker nettstedet vårt, samler vi vanligvis inn følgende innsamling:

  • Den besøkendes IP-adresse
  • Dato og tid for besøket
  • Henvisningsadresse (nettstedet besøkeren ble omdirigert fra)
  • Sidene som ble besøkt på nettstedet vårt
  • Informasjon om nettleseren som ble brukt (nettlesertype og versjon, operativsystem osv.)

Informasjonskapsler

Vi bruker informasjonskapsler på vårt nettsted og våre applikasjoner for mobil. Informasjonskapsler er små tekstfiler som blir lagret i din enhet fra nettleseren. Vi kan bruke informasjonskapsler for å matche deg med kontoen din.

Du kan finne instruksjoner om hvordan du administrerer innstillinger for nettleseres informasjonskapsler her:

Vi bruker tredjeparts informasjonskapsler for å forbedre nettstedet vårt, og for å vite mer om dine preferanser. Du finner den fullstendige listen [button-key="see-cookies"]

Dersom du ikke ønsker at vi skal legge igjen informasjonskapsler i enheten din, krysser du av i feltet for informasjonskapsler, men merk at dette vil påvirke nettstedets funksjonalitet. Vennligst husk å slette historikken for informasjonskapsler i den nettleseren du bruker, slik som beskrevet ovenfor.

Nettanalyser

Vi bruker ulike analyseverktøy på nettstedet vårt for å samle inn informasjon fra dine økter på nettstedet, ettersom vi ønsker å forbedre tjenestene våre og tilby deg en best mulig opplevelse. Les listen over leverandører av nettanalyse [button-key="see-cookies"]

Hvordan bruker vi dataene dine?

For å levere den språktjenesten du har bestilt

Vi bruker informasjonen vi har samlet inn for å kunne gi deg forslag til tjenester basert på prisforespørselen din. Dersom du velger å godta tilbudet, bruker vi dataene dine for å levere den språktjenesten du bestilte hos oss. Dette inkluderer å gjøre filene tilgjengelige for produksjonsteamet vårt.

For å oversette filene dine

Etter vi har avtalt leveringsbetingelsene med deg, vil en oversetter få kildefilen og oversette den til det avtalte språket, innen den avtalte fristen. Dersom det er mulig å anonymisere kildefilen, ber vi deg om å gjøre dette før du overfører filen. På denne måten holdes overføringen av personopplysninger på et minimum (Dataminimering, GDPR-forordningen (Art. 5,1. (c)). Dette kan f.eks. være dersom et navn befinner seg i toppteksten i et brev. Hvis det ikke er mulig å anonymisere, har vi tekniske og organisatoriske tiltak for å håndtere personopplysningene dine på en sikker måte.

For å tilby deg en best mulig opplevelse

Vi bruker informasjonen vi har samlet inn om deg for å tilpasse tjenestene våre for deg, og tilby deg en best mulig digital opplevelse. Dette inkluderer optimalisering av våre tjenester og nettsteder, basert på analytisk informasjon som er samlet inn om deg.

For å sende deg nyhetsbrev

Hvis du har gitt ditt samtykke til å motta direkte markedsføring, er det juridiske grunnlaget for denne behandlingen GDPR-forordningens artikkel 6(1) (a). Vi tilpasser direkte markedsføring basert på din profil og aktivitetsinformasjon fra EasyTranslate-kanaler, for å kunne tilby deg relevante nyheter og tilbud. Det juridiske grunnlaget for denne behandlingen finnes i Artikkel 6(1), der våre legitime interesser går foran dine interesser og fundamentale rettigheter og friheter.

Du kan trekke tilbake ditt samtykke når som helst på www.easytranslate.com/unsubscribe.

Underleverandører

Vi benytter oss av støttetjenester som leveres av tredjeparter. Dette inkluderer infrastrukturen til plattformen vår, håndtering av betalingstransaksjoner og andre relevante tjenester. Disse underleverandørene vil få tilgang til dataene som de trenger for å kunne levere sine tjenester. En fullstendig liste over underleverandører, typen av tjenester de leverer og en oversikt over hvor serverne deres er plassert, finner du [button-key="subprocessors"]. Vi evaluerer underleverandørene våre før vi eventuelt benytter oss av dem, og forsikrer oss om at det juridiske grunnlaget for en gitt dataoverføring er på plass, så vel som de tilstrekkelige tekniske og organisatoriske tiltakene for å kunne behandle dataene dine.

Hvor lenge lagrer vi dataene dine?

Dataene vi samler inn, som enten leveres direkte fra brukerne våre eller som kommer fra en annen kilde, blir lagret i varierende tidsperioder, avhengig av funksjon. Dette inkluderer data som behandles av underleverandører:

  • Kundekontoen og alle dataene som hører til denne, kan slettes permanent av kunden via kundeprofilinnstillingene. Dataene vil ble slettet senest 2 måneder etter at forespørselen om sletting er fremsatt.
  • Kildefiler som leveres av klienten og oversettelser som leveres av EasyTranslate, kan slettes permanent av klienten etter at ordren er fullført.
  • Filer på plattformen kan automatisk slettes etter et bestemt antall dager, avhengig av avtalen mellom kunden og EasyTranslate.
  • Finansielle data blir lagret i samsvar med gjeldende lover.

Dine rettigheter

Hvis du ønsker å få tilgang til dataene dine, få dem korrigert eller slettet eller kreve reservasjoner mot databehandlingen vår, kan du fremsette en forespørsel ved å sende en e-post til gdpr@easytranslate.com. Vi vil undersøke om dette er mulig i henhold til våre juridiske plikter, og ta kontakt med deg så snart som mulig, senest én måned etter at vi mottok forespørselen. Vennligst merk at siden for kontoinnstillinger gir deg full kontroll over dataene dine. Gå til «Min konto». Der kan du se, redigere, eksportere og slette dataene dine, bare med et tastetrykk.

Du har rett til å bli informert om hvilke data vi har lagret om deg, hvor de er oppbevares og hva de brukes til. Du kan bli informert om hvor lenge vi oppbevarer dataene dine, hvem som mottar data som omhandler deg, i hvilken grad vi utleverer eller overfører dataene dine.

Du kan be om å få tilgang til all behandlet data som omhandler deg. Tilgangen kan begrenses i tilfeller der det kan ha innvirkning på andre personers personvern, forretningshemmeligheter eller immaterielle rettigheter.

Du har rett til å rette informasjon som ikke lenger er korrekt eller aktuell. Dersom du bli oppmerksom på at data som vi har lagret om deg er feilaktig, har du rett til å få den informasjonen rettet eller slettet.

Du har også rett til å gjøre innvendinger mot vår behandling av dataene dine eller vår utlevering eller overføring av dem for markedsføringsformål. Du har rett til å motta all data som vi behandler om deg, dette inkluderer data som er samlet inn direkte fra deg eller fra andre parter. I tilfeller der du ber om slikt, vil dataene dine bli levert til deg i et alminnelig digitalt, overførbart format.

Andre eventuelle saker relatert til EasyTranslates innsamling og lagring av personlig informasjon, rettighetene dine under GDPR-forordningen eller disse retningslinjene, kan sendes til gdpr@easytranslate.com.

Dersom vår innsamling, lagring og behandling av dataene dine fører til bekymringer hos deg, har du rett til å sende inn en klage til det danske Datatilsynet på dt@datatilsynet.dk, eller andre tilsynsmyndigheter i ditt land.

Rapportering om brudd

Enhver person som mistenker at et brudd på personvern har oppstått som følge av tyveri eller avsløring av personopplysninger, må umiddelbart varsle EasyTranslate og gi en beskrivelse av det som har skjedd. Varselet kan sendes via e-post til gdpr@easytranslate.com.

EasyTranslate vil undersøke alle rapporterte hendelser for å kunne bekrefte om det har funnet sted et personvernbrudd. Dersom et personvernbrudd blir bekreftet, vil EasyTranslate følge de relevante autoriserte prosedyrene basert på hvor kritisk bruddet er og basert på mengden av personopplysninger som er involvert.

Informasjonssikkerhet

Vi setter i gang passende tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot utilsiktet eller ulovlig ødeleggelse, tap, endring, uautorisert bruk, fremleggelse eller tilgang, spesielt der behandlingen involverer overføring av data over et nettverk samt mot alle andre ulovlige typer av behandling og misbruk av data.

Plattformen vår driftes av Amazon Web Services (AWS), som tilbyr maksimal skalerbarhet og sikkerhet. Dette innebærer at dataene til kunden og kundens selskap, kildefiler og oversettelser lagres i en sikker, sentralisert lagringstjeneste (S3) hos AWS. Dataene blir lagret innenfor EU.

Endringer i personvern

Våre retningslinjer for personvern kan endres fra tid til annen. Vi reduserer ikke dine rettigheter som dekkes av denne personvernerklæringen uten uttrykkelig samtykke fra deg. Vi publiserer eventuelle endringer i retningslinjene for personvern på denne siden, og dersom endringene er betydelige, sender vi et tydeligere varsel (inkludert i enkelte tilfeller e-postvarsel om endringer i retningslinjene for personvern).

Vår databehandlingsavtale (DPA)

Dersom vi behandler personopplysninger på dine vegne, bør vi inngå en databehandlingsavtale (DPA). Når du vurderer om vi trenger en databehandlingsavtale eller ikke, må du ta hensyn til følgende:

  • Mengden av personlige data
  • Typen av personlige data
  • Sluttbrukerens risiko
  • Om behandlingen er kontinuerlig

Dersom du for eksempel vil at vi skal oversette nettstedet ditt, må du tenke over om det finnes personopplysninger i dokumentene, f.eks. beskrivelser av dine ansatte. Hvis dette ikke er tilfellet og det bare finnes informasjon om virksomheten, er det ikke nødvendig å inngå en databehandlingsavtale.

Dersom du kontinuerlig får oversatt f.eks. pass som tilhører de ansatte, vil dataene være både sensitive og kontinuerlige, og det vil da være nødvendig å inngå en databehandlingsavtale.

For eksempel, hvis du bestiller en tolk til f.eks. et forretningsmøte, er det ikke nødvendig å inngå en databehandlingsavtale, ettersom dataene ikke vil bli behandlet videre. Dette vil i stedet bare dekkes av konfidensialitetsavtalen (NDA).

Dersom du kontinuerlig bruker tjenestene våre og vi kontinuerlig behandler dine personlige data, er det nødvendig å inngå en databehandlingsavtale.

Vennligst merk at denne listen ikke er uttømmende. Hvis du lurer på noe, må du gjerne kontakte vårt team for kundetilfredshet eller skrive direkte til gdpr@easytranslate.com.

For spørsmål om databehandlingsavtalen (DPA) kan du kontakte vårt team for kundetilfredshet [button-key="contact-us"].