Registrer deg for å motta

Nyhetsbrev!

Retningslinjer for personvern og data

Identitet og kontakt

Disse retningslinjene er opprettet for å sikre åpenhet rundt EasyTranslates behandling av personlig informasjon som holdes om enkeltpersoner på tvers av organisasjonen.  EasyTranslate AS (Pakhus 48, Sundkaj 153, 2150 Nordhavn) opptrer som enten datakontrollør eller databehandler (avhengig av kontekst), og er herved ansvarlig for behandlingen av data som samles inn og oppbevares gjennom vårt nettsted o.l. Vi sørger for at dine data behandles i henhold til gjeldende lover. For spørsmål angående disse retningslinjene eller eventuell påkallelse av rettigheter nevnt i disse retningslinjene, vennligst kontakt vårt DPO (personvernombud) på gdpr@easytranslate.com, eller ved å ringe til følgende telefonnummer: DK +45 70 20 55 50

Hvordan overholder vi krav for GDPR (personvernforordringen)?

Hos EasyTranslate tar vi datasikkerhet og personvern av våre brukere, og deres data, svært alvorlig. Våre tjenester er sikre og vi har iverksatt tilstrekkelige tekniske og organisatoriske tiltak for å sørge for sikkerhet av dine data under vår behandling. Vi lærer opp alle våre ansatte i datasikkerhet, og har omfattende prosedyrer, veiledninger og protokoller som sørger for at behandlingen av personlig informasjon er av høy standard, på tvers av vår organisasjon. Disse retningslinjene oppsummerer hvilken type data vi behandler, hvorfor vi behandler dem, og hvilke rettigheter du har angående behandlingen av dine data.

Formål og juridisk grunnlag

Hvilke data oppgir du selv?

Vi samler inn dine personlige og virksomhets data, samt kildefiler for å kunne tilby deg våre tjenester:

  • Din kontaktinformasjon: Navn, etternavn, firmanavn, e-postadresse og telefonnummer
  • Kildefiler (kan inneholde personlige data)
  • Informasjon angående tjenester du kjøper hos oss, for å tilpasse og justere tjenester etter dine behov
  • Din faktureringsinformasjon

Det juridiske grunnlaget for denne behandlingen finnes i Artikkel 6(1) b, som tilsier at vår lovmessige behandling er basert på utførselen av de avtalte tjenestene i vår kontrakt med deg. Når vi behandler dine kildefiler og dine ansattes data, opptrer vi som databehandler der du er datakontrollør.

Hvilke data innsamler vi automatisk?

Vi ønsker å forbedre våre digitale tjenester og applikasjoner, derfor samler vi inn data automatisk i form av informasjonskapsler, klikkstrøm-data og nettanalyser. 

Det juridiske grunnlaget for denne behandlingen finnes i artikkel 6(1) f, og i denne sammenheng er vi datakontrollør. Dette betyr at vi bestemmer formålet med behandlingen, og formålet er beskrevet ovenfor. Vi oppretter en profil angående din aktivitet på vårt nettsted, for å vite mer om dine preferanser, for å ytterligere bedre din opplevelse.

Klikkstrøm-data

Dine besøk på vårt nettsted fører til innsamling av følgende informasjon.

  • Besøkendes IP-adresse
  • Besøkstid og -dato
  • Henvisningsadresse (nettstedet besøkeren ble omdirigert fra)
  • Sidene som ble besøkt på vårt nettsted
  • Informasjon om nettleseren (nettlesertype og versjon, operativ system osv.).
  • Informasjonskapsler

Vi bruker informasjonskapsler på vårt nettsted og våre applikasjoner for mobil. Informasjonskapsler er små tekstfiler som blir lagret i din enhet fra nettleseren. Vi kan bruke informasjonskapsler for å matche deg med din konto.

Du kan finne instruksjoner om hvordan administrere innstillinger for nettleseres informasjonskapsler her:

Internet Explorer: https://support.microsoft.com/en-us/help/260971/description-of-cookies
Mozilla Firefox: http://support.mozilla.com/en-US/kb/Cookies
Google Chrome: http://www.google.com/support/chrome/bin/answer.py?hl=en&answer=95647
Safari: http://support.apple.com/kb/PH5042
Opera: https://help.opera.com/en/latest/web-preferences/#cookies

Vi bruker tredjeparts informasjonskapsler for å forbedre vårt nettsted, og for å vite mer angående dine preferanser. Du kan finne den fullstendige listen her.

Dersom du ikke ønsker at vi skal legge igjen informasjonskapsler i din enhet, kryss av feltet for informasjonskapsler, men merk at dette vil påvirke nettstedets funksjonalitet. Vennligst husk å fjerne historikken for informasjonskapsler i den gjeldende nettleseren, slik som beskrevet ovenfor.

Nettanalyser

Vi bruker ulike analyseverktøy på vårt nettsted for å samle inn informasjon fra dine økter på vårt nettsted, ettersom vi ønsker å forbedre våre tjenester og tilby deg en best mulig opplevelse.

Du finner listen over tredjeparters informasjonskapsler og nettanalyser her.

Hvordan bruker vi dine data?

For å tilby deg tjenesten du bestiller

Vi bruker informasjonen vi har samlet inn for å kunne gi deg forslag på tjenester basert på prisforespørselen din. Dersom du velger å godta tilbudet, bruker vi dine data for å levere tjenesten du bestilte hos oss. Dette inkluderer å gjøre filene tilgjengelige for vårt produksjonsteam.

For å oversette dine filer

Etter vi har avtalt leveringsbetingelsene med deg, vil en oversetter få kildefilen og oversette den til det avtalte språket, innen den avtalte fristen. Dersom det er mulig å anonymisere kildefilen ber vi deg gjøre dette før du overfører filen, slik minimeres overføringen av personlige data (Dataminimering, GDPR-forordningen (Art.5, 1. (c)). Dette kan f.eks. være dersom et navn befinner seg i toppteksten av et brev. Hvis det ikke er mulig å anonymisere, har vi tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å håndtere dine personlige data.

For å tilby deg en best mulig opplevelse

Vi bruker informasjonen vi har samlet inn om deg for å tilpasse våre tjenester for deg, og tilby deg en best mulig digital opplevelse. Dette inkluderer optimalisering av våre tjenester og nettsteder, basert på analytisk informasjon samlet inn om deg.

For å sende deg nyhetsbrev

Dersom du har samtykket til å motta direkte markedsføring f.eks. e-post, SMS, MMS, push-meldinger i apper, kontakt via sosiale media og telefonsamtaler, er det juridiske grunnlaget for dette Artikkel 6(1) (a). Vi tilpasser direkte markedsføring basert på din profil og aktivitetsinformasjon fra EasyTranslate-kanaler, for å tilby deg relevante nyheter og tilbud. Det juridiske grunnlaget for denne behandlingen er i Artikkel 6(1), hvor våre legitime interesser overskrider dine interesser og fundamentale rettigheter og friheter.

EasyTranslate har tillatelse til å spørre deg om du ønsker å oppdatere ditt samtykke angående kommunikasjonsmåter og eventuelt nye tjenester fra EasyTranslate. Du kan trekke ditt samtykke til enhver tid på www.easytranslate.com/unsubscribe

 

Tredjepartsleverandører og overføringer til tredjeland

Vi behandler dine data konfidensielt, og vi selger ikke dataene dine til tredjeparter. Dine data vil kun bli fremlagt der det er lovpålagt, eller dersom tjenesten vi gir deg krever det.

Vi bruker støttende tjenester levert av tredjeparter. Dette inkluderer vedlikeholdstjenester, tjenester for analyse, tjenester for e-postmeldinger, håndtering av transaksjoner for betalinger, og andre relevante tjenester. Tredjepartene vil få tilgang til dataene de krever for å kunne levere deres tjenester. Vi setter i gang nødvendige tiltak for å sørge for at tredjepartsleverandørene beskytter dine data. Du finner den fullstendige listen over tredjepartsleverandører her. I denne listen vil du også se hvilke tredjepartsleverandører som behandler dine data i tredjeland. Vi pleier å vurdere våre tredjepartsleverandører før et eventuelt samarbeid, og sørger for at det juridiske grunnlaget for en slik overføring er på plass.

Hvor lenge beholder vi dine data?

Dataene vi samler inn som enten leveres direkte fra våre brukere eller fra hvilke som helst av tjenestene, blir lagret i varierende tidsperioder, avhengig av funksjon. Dette inkluderer data som behandles av underprosessorer. EasyTranslate har aktivt bestemt relevant lagringstid for hver underprosessor. Betingelsene for lagring av kildefiler er som følgende:

  • Logger for nettserver blir automatisk slettet etter 30 dager.
  • Kildefiler levert av klienten og oversettelser levert av EasyTranslate, kan slettes permanent av klienten etter at samarbeider er overstått.
  • Filer på plattformen kan automatisk slettes etter et bestemt antall dager, avhengig av avtalen mellom klienten og EasyTranslate. 

Finansielle data blir lagret i en 5-års periode, i henhold til dansk bokføringslov.

Dine rettigheter

Dersom du ønsker å få tilgang til dine data, og rette eller slette dem, eller å reservere deg mot vår databehandling, vil vi undersøke om dette er mulig i henhold til våre juridiske plikter, og kontakte deg angående din forespørsel så forst som mulig, og ikke senere enn én måned etter vi mottar din forespørsel.

Brukere har tilgang til deres data til enhver tid i deres kontoinnstillinger. Der kan brukerne se, laste ned, slette og rette på informasjonen de har oppgitt til oss.

Du har rett til å bli informert om hvilke data vi har lagret som omhandler deg, hvor de er oppbevares og hva de brukes til. Du kan bli informert om vår oppbevaringsperioder, hvem som mottar data som omhandler deg, i den grad vi avslører eller overfører dine data.

Du kan be om å få tilgang til behandlet data som omhandler deg. Tilgang kan begrenses i tilfeller hvor det kan påvirke andre personers personvern, forretningshemmeligheter eller immaterielle rettigheter.

Du har rett til å rette informasjon som ikke lenger er korrekt eller gjeldende. Dersom du bli oppmerksom på at data som vi har lagret og omhandler deg er feilaktig, har du rett til å få den informasjonen rettet eller slettet.

Du har også rett til å innvende deg mot vår behandling av data, fremleggelse, eller overføring av dine data for markedsføringsformål. Du har rett til å motta data vi behandler som omhandler deg, dette inkluderer data som er samlet inn direkte fra deg eller fra andre parter. I tilfeller der du ber om slikt, vil dine data bli levert til deg i et alminnelig digitalt, overførbart format.

Andre eventuelle saker relatert til EasyTranslates innsamling og lagring av personlig informasjon, rettighetene dine under GDPR-forordningen eller disse retningslinjene, kan sendes til gdpr@easytranslate.com, eller via telefonnummeret som er oppført i seksjon 1.

Dersom vår innsamling, lagring og behandling av dine data fører til bekymringer hos deg, har du rett til å sende inn en klage til det danske datatilsynet på dt@datatilsynet.dk, eller andre tilsynsmyndigheter i ditt land.

Rapportering om brudd

Enhver person som mistenker at et brudd på personvern har oppstått som følge av tyveri eller avsløring av personlige data, må umiddelbart varsle vårt personvernombud, og gi en beskrivelse av det inntrufne. Varselet kan sender via e-post gdpr@easytranslate.com, eller ved å ringe oss på +45 70 20 55 50.

Personvernombudet undersøker alle rapporteringer for å enten bekrefte eller avkrefte at et brudd på personvern har funnet sted. Dersom et brudd på personvern bekreftes, vil personvernombudet følge relevante og autoriserte prosedyrer basert på alvorlighetsgrad og mengden personlige data det gjelder, gjennomført ved vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA).

Informasjonssikkerhet

Vi setter i gang passende tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personlige data mot utilsiktet eller ulovlig ødeleggelse, tap, endring, uautorisert bruk, fremleggelse eller tilgang, særlig hvor behandlingen innblander overføringen av data over nettverk, samt mot alle andre ulovlige typer behandling og misbruk av data.

Vår plattform er webhostet hos Amazon Web Services som tilbyr maksimal skalerbarhet og sikkerhet. Plattformen bruker http/ssl for sikre kommunikasjon, og er beskyttet av en brannmur og en balansefunksjon for innhold som sikrer uavbrutt tilgjengelighet. Alle passord for klienter, oversettere og EasyTranslates ansatte er kryptert, og avansert rollebasert aksesskontroll (RBAC) tilbys og kan tilpasses. Brukerpålogginger registreres med tidsstempel og IP-adresse, i tillegg beholder nettservere tilgangslogger for alle forespørsler. Kildefiler og oversettelser blir webhostet i en sikker sentralisert lagringstjeneste (S3). Data blir lagret innenfor EU (Dublin, Irland).

Endringer i personvern

Vårt personvern kan endres fra tid til annen. Vi reduserer ikke dine personvernrettigheter uten ditt uttrykkelige samtykke. Vi legger ut eventuelle endringer i personvern på denne siden og, dersom endringer er av viktig art, sender vi et mer fremtredende varsel (inkludert i enkelte tjenester, e-postvarsel om endringer i personvern).

Datasikkerhet - en kortfattet versjon av våre sikkerhetstiltak

Her hos EasyTranslate har vi arbeidet hardt og grundig i lang tid for å holde et høyt nivå av sikkerhet og databeskyttelse, samt overholde krav for GDPR-forordningen. Vi evaluerer kontinuerlig behandlingene og selskapene våre for å sikre at du kan stole på oss når det gjelder dine data. Vi foretar oss dette for å unngå bekymringer hos deg, og for at vi skal kunne drive en bærekraftig og problemfri virksomhet, samt for å beskytte sluttbruker.

Hvordan sørger dere for å holde sikkerheten på et høyt nivå?

Vi bruker den beste teknologien som både lar oss bygge på sikkert vis, og beskytte vårt miljø fra ondsinnet inntrenging. Vi sørger for å dele våre ulike miljøer og vi overvåker og sikrer at kun de riktige personene får tilgang til riktig data/miljø, og vi PEN-tester utvalgte, nødvendige tjenester. 

Kan jeg får tilgang til, redigere, flytte og/eller slette mine data når som helst?

Siden for kontoinnstillinger gir deg full kontroll over dine data. Gå til “Min konto”. Der kan du redigere, eksportere og slette dine data - kun noen tastetrykk unna.


Hvor sikkert er deres kontornettverk?

Våre nettverk er sikret med VPN, noe som lar oss være fleksible og sikre - samtidig som vi kan arbeide eksternt på EasyTranslates nettverk hvis nødvendig. Dette gir deg støtte døgnet rundt. Våre nettverk er segmentert og beskyttet med passord.


Hva gjør dere med mine data?

Vi samler kun inn informasjon som lar oss utføre en bestemt oppgave, på en mest mulig effektiv måte. Vi samler inn dine personlige, profesjonelle og finansielle data, slik at vi kan opprette deg en konto, optimalisere vårt nettsted og plattform, oversette ditt arbeid og fakturere deg.


Blir mine data behandlet i tredjeland?

Ettersom vi har mange klienter med varierende oppsett, er ikke dette svaret entydig. Vi bruker ulike underleverandører, noen befinner seg i tredjeland mens andre i EØS. På grunn av ulike behov er ikke vår liste over underprosessorer nødvendigvis gjeldende for din situasjon, men noen systemer er nødvendig for at vi skal kunne tilby våre tjenester. Vennligst klikk her for å se den fullstendige oversikten. Det sagt, har vi gyldige databehandlingsavtaler (DPA) tilgjengelig for alle våre underprosessorer, vi har det juridiske grunnlaget for overføring til tredjeland og vi overvåker overholdelsen ved å kun bruke anerkjente underprosessorer som har kapasiteten til å overholde GDPR-forordningen, og gjennomgår revisjoner og sertifiseringer. Dersom noen av underprosessorene viker fra våre generelle sikkerhetsstandarder, fører vi dette i databehandlingsavtalen. Vær oppmerksom på at du alltid kan innvende deg mot en gitt underprosessor som brukes for å behandle dine data, men at dette kan føre til at vi ikke kan tilby deg våre tjenester. 


Organisatoriske tiltak

For å sikre at alle i organisasjonen er i stand til å yte den høyeste grad av sikkerhet og databeskyttelse, har vi prosedyrer og veiledninger som er tilgjengelige for våre ansatte, samt som de mottar opplæring i sikkerhetsbevissthet hvert halvår. Alle ansatte har en gyldig taushetserklæring (NDA), og ved uttredelse signerer ansatte en taushetserklæring som bekrefter deres taushetsplikt. 

Vi har et beredskapsteam som er tilgjengelig døgnet rundt. Slik er vi forberedt på avvik i vår plattform. Teamet har øvelser hvert halvår for alltid å være forberedt på å oppdage, identifisere og stoppe eventuelle sikkerhetstrusler. 

Videre forplikter EasyTranslate til å alltid ha et personvernombud (DPO) som overvåker og veileder organisasjonen angående saker innen databeskyttelse. Personvernombudet henviser til øverste ledelse, og om nødvendig, til styret.

Fysiske sikkerhetstiltak

Våre kontorer er sikret med et digitalt kodekort, og kontorene kan ikke besøkes av gjester med mindre de blir fulgt inn av resepsjonister. Gjester har ikke tilgang til å vandre rundt alene, de bes om å vente til riktig person henter dem inn på møterommet. Avdelinger er fysisk delt etter funksjon og skriveren er segmentert til disse avdelingene. Et alarmsystem er slått på døgnet rundt.

Hvem kontakter jeg dersom jeg har viktige spørsmål eller bekymringer angående EasyTranslate og GDPR-forordningen?

Du kan kontakte vårt personvernombud via e-post: gdpr@easytranslate.com

Vår databehandlingsavtale (DPA)

Dersom vi behandler personlig identifiserbar informasjon (PII) på dine vegne, bør det inngås en databehandlingsavtale. Personlige data kan være så mangt - et navn, en adresse, pasientinformasjon eller en CV, og mest sannsynlig vil noe personlig informasjon bli behandlet av oss på dine vegne. Når du vurderer om vi enten trenger en databehandlingsavtale eller ikke, må du være vurdere:

  1. Mengden av personlige data
  2. Karakteren av personlige data
  3. Sluttbrukers risiko
  4. Om behandlingen er vedvarende

Dersom f.eks. du vil at vi skal oversette ditt nettsted, vennligst tenk over om det finnes personlige data i dokumentene, f.eks. beskrivelser av dine ansatte. Om dette ikke er tilfellet og det kun finnes informasjon om virksomheten, er det ikke nødvendig å utforme en databehandlingsavtale. 


Dersom du kontinuerlig får oversatt f.eks. ansattes pass, vil karakteren av dataene være både sensitiv og vedvarende, og det vil da være nødvendig å utforme en databehandlingsavtale. 


Om du én gang bestiller en tolk til f.eks. et virksomhetsmøte, er det ikke nødvendig å utforme en databehandlingsavtale ettersom data ikke vil bli viderebehandlet - istedenfor vil taushetserklæringen være gjeldende i denne situasjonen. 


Dersom du kontinuerlig bruker våre tjenester og vi kontinuerlig behandler dine personlige data, er det nødvendig å utforme en databehandlingsavtale. 


Vennligst merk at denne listen er ufullstendig - du må selv vurdere om vi trenger å inngå en avtale.


Du kan finne vår databehandlingsavtale nedenfor. Du kan laste ned, signere og returnere den til vårt personvernombud på gdpr@easytranslate.com

 

Last ned vår databehandlingsavtale

Chat med oss!

Chatten vår er for øyeblikket ikke tilgjengelig.

Send oss ​​en melding!

Vi hjelper deg gjerne

Telefon:


+1 646 931 1931

Kontakt os

Skriv en beskjed til oss!