Schrijf je nu in voor onze

Nieuwsbrief!

Privacy- en gegevensbeleid

Identiteit en contact

Dit privacy- en gegevensbeleid is ontworpen om transparantie te garanderen bij de verwerking door EasyTranslate van alle persoonsgegevens die worden bewaard over personen in onze organisatie. EasyTranslate A/S (Bygmestervej 10, Kopenhagen) is de gegevensbeheerder of de verwerkingsverantwoordelijke (naargelang de context) en is hierbij verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens die we verzamelen en opslaan via onze website of die anderszins worden verstrekt. Wij garanderen dat jouw gegevens volgens de toepasselijke wetgeving worden verwerkt. Indien je vragen hebt over dit privacy- en gegevensbeleid of indien je een van de rechten die in dit privacy- en gegevensbeleid worden genoemd, wenst in te roepen, kun je contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via gdpr@easytranslate.com of op het volgende telefoonnummer: DK +45 70 20 55 50

Hoe voldoet EasyTranslate aan de GDPR/AVG-vereisten?

EasyTranslate neemt gegevensbeveiliging en de privacy van onze gebruikers en hun gegevens zeer serieus. Onze diensten zijn veilig, we hebben voldoende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de veiligheid van jouw gegevens tijdens onze verwerking te waarborgen. Al onze medewerkers worden getraind op het gebied van gegevensbescherming en ze beschikken over uitgebreide procedures, richtlijnen en protocollen om ervoor te zorgen dat de verwerking van persoonsgegevens in onze hele organisatie aan dezelfde hoge normen voldoet. In dit privacy- en gegevensbeleid wordt beschreven welke soorten gegevens we verwerken, waarom we ze verwerken en wat jouw rechten zijn met betrekking tot de verwerking van je gegevens.

Doel en rechtsgrondslag

Welke Persoonsgegevens Verstrek Je Zelf?

Wij verzamelen jouw persoonlijke/bedrijfsgegevens en bronbestanden om jou onze diensten te leveren:

  • Je contactgegevens: naam, achternaam, bedrijfsnaam, e-mail, telefoonnummer
  • Bronbestanden (deze kunnen verschillende persoonsgegevens bevatten)
  • Informatie over de diensten die je bij ons aankoopt, om deze op jouw maat en specifieke behoeften af te stemmen.
  • Jouw factuurgegevens

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is artikel 6(1) b, wat betekent dat onze rechtmatige verwerking is gebaseerd op het uitvoeren van de in ons contract met jou overeengekomen diensten. Wanneer wij jouw bronbestanden en werknemersgegevens verwerken, treden wij op als verwerker en ben jij de beheerder.

Welke gegevens verzamelen we automatisch?

Wij willen onze digitale services en applicaties optimaliseren. Daarom verzamelen we automatisch gegevens in de vorm van cookies, click-stream en webanalyses. 

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is artikel 6(1) f, hierin zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Dit betekent dat wij het doel van de verwerking bepalen. Dit doel wordt hierboven beschreven. We maken een profiel van jouw gedrag op onze site om meer te weten te komen over je voorkeuren en uiteindelijk jouw ervaring nog verder te personaliseren.

Click-stream gegevens

Jouw bezoek aan onze website resulteert meestal in het verzamelen van de volgende informatie.

  • Het IP-adres van de bezoeker.
  • Datum en tijdstip van het bezoek.
  • De verwijzings-URL (de site waar de bezoeker vandaan komt).
  • De pagina's die op onze website zijn bezocht.
  • Informatie over de gebruikte browser (browsertype en -versie, besturingssysteem, etc.).
  • Cookies


We gebruiken cookies op onze website en mobiele applicaties. Cookies zijn kleine tekstbestandjes die via de webbrowser op jouw apparaat worden opgeslagen. We kunnen cookies gebruiken om je te matchen met jouw account.

Je kunt hier instructies terugvinden voor het beheren van browser-specifieke cookie-instellingen:

Internet Explorer: https://support.microsoft.com/en-us/help/260971/description-of-cookies
Mozilla Firefox: http://support.mozilla.com/en-US/kb/Cookies
Google Chrome: http://www.google.com/support/chrome/bin/answer.py?hl=en&answer=95647
Safari: http://support.apple.com/kb/PH5042
Opera: https://help.opera.com/en/latest/web-preferences/#cookies

Wij gebruiken cookies van derden om onze website te optimaliseren en om meer te weten te komen over jouw voorkeuren. Hier kun je de volledige lijst raadplegen.

Als je niet wilt dat wij cookies op jouw apparaat plaatsen, kun je de cookie-box gewoon weigeren. Gelieve er rekening mee te houden dat dit invloed heeft op de functionaliteit van de site. Vergeet niet jouw cookiegeschiedenis te wissen in de browser die je gebruikt, zoals hierboven beschreven.

Web analytics

We gebruiken verschillende analysehulpmiddelen op onze website om informatie te verzamelen over jouw gebruikerssessies op onze website, omdat we onze diensten willen optimaliseren en je de best mogelijke browse-ervaring willen bieden.

Hier kun je de lijst met cookies van derden en webanalyseproviders raadplegen.

Hoe gebruiken we jouw gegevens?

Om diensten die je bij ons bestelde te leveren

We zullen de informatie die we over jou hebben verzameld, gebruiken om je te contacteren voor dienstvoorstellen, op basis van jouw offerteaanvraag. Als je ervoor kiest om deze offerte te accepteren, zullen we jouw gegevens gebruiken om de diensten te leveren die je bij ons besteld hebt. Hieronder valt het beschikbaar stellen van bestanden voor ons productieteam.

Om jouw bestanden te vertalen

Wanneer we met jou de leveringsvoorwaarden zijn overeengekomen, ontvangt een vertaler het bronbestand en vertaalt hij dit binnen de afgesproken deadline naar de overeengekomen doeltaal. Als het mogelijk is om het bronbestand te anonimiseren, raden we je sterk aan dit te doen, voordat je het bestand overdraagt. Zo kun je de stroom van persoonsgegevens minimaliseren (Gegevensminimalisering, GDPR/AVG (Art.5, 1. (c)). Dit kan bijvoorbeeld gaan over een naam die in de kop van een brief staat. Als je niet in de mogelijkheid bent om te anonimiseren, beschikken wij over de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om jouw persoonsgegevens te verwerken.

Om je de beste service en ervaring te bieden

We zullen de informatie die we over je hebben verzameld gebruiken om onze diensten voor jou te personaliseren en je de best mogelijke digitale ervaring te bieden. Dit omvat het optimaliseren van onze diensten en websites, op basis van analytische informatie die we over jou hebben verzameld.

Om je nieuwsbrieven te sturen

Als je jouw toestemming hebt gegeven om direct marketing te ontvangen, zoals bijvoorbeeld e-mail, sms, mms, pushberichten in apps, contact op sociale media en telefoongesprekken, valt de rechtsgrondslag voor deze verwerking onder artikel 6(1) (a). We zullen deze direct marketing personaliseren op basis van je profiel en gedragsinformatie op de EasyTranslate-kanalen, om jou relevant nieuws en aanbiedingen te sturen. De rechtsgrondslag voor deze gegevensverwerking is artikel 6 (1) f, waar onze legitieme belangen zwaarder wegen dan jouw belangen of fundamentele rechten en vrijheden.

EasyTranslate mag je vragen of je jouw toestemming voor het communicatieformulier en eventuele nieuwe diensten van EasyTranslate wilt bijwerken. Je kunt jouw toestemming op elk gewenst moment intrekken op www.easytranslate.com/unsubscribe.

 

Externe verkopers en overdrachten naar derdewereldlanden

Wij behandelen jouw gegevens vertrouwelijk. Wij verkopen jouw gegevens niet aan derden. Je gegevens worden uitsluitend bekendgemaakt als dit wettelijk verplicht is of als de dienst die we jou bieden, dit vereist.

Daarvoor gebruiken wij ondersteunende diensten, die door derden worden geleverd. Deze omvatten onderhoudsdiensten, analyseservices, e-mail messaging-diensten, afhandeling van betalingstransacties en andere relevante diensten. Deze derde partijen krijgen toegang tot de gegevens die zij nodig hebben om hun diensten te leveren. We nemen de nodige stappen om ervoor te zorgen dat deze externe leveranciers jouw gegevens beschermen. Hier kun je de volledige lijst met externe leveranciers raadplegen. In deze lijst zie je eveneens welke externe leveranciers jouw gegevens verwerken in derdewereldlanden. We evalueren onze externe leveranciers, voorafgaand aan enig engagement en zorgen ervoor dat de rechtsgrondslag voor een gegeven overdracht aanwezig is.

Hoe lang bewaren we de gegevens?

De gegevens die we rechtstreeks via onze gebruikers of via een van de diensten verzamelen, worden opgeslagen gedurende verschillende tijdsperioden, in overeenstemming met de gegeven functie. Dit omvat gegevens die worden verwerkt door subverwerkers. EasyTranslate heeft de relevante opslagduur voor elke subverwerker vastgesteld. Bovendien luiden de voorwaarden voor de opslag van bronbestanden als volgt:

  • Webserverlogboeken worden automatisch na 30 dagen gewist;
  • Bronbestanden geleverd door de klant en vertalingen geleverd door EasyTranslate, kunnen permanent door de klant worden gewist bij afronding van de bestelling;
  • Bestanden op het platform kunnen na een specifiek aantal dagen automatisch worden gewist, volgens een overeenkomst tussen de klant en EasyTranslate.

Financiële gegevens worden gedurende een periode van 5 jaar bewaard, in overeenstemming met de Deense boekhoudkundige wetgeving.

Jouw rechten

Als je toegang wilt tot jouw gegevens, deze wilt laten rechtzetten, laten verwijderen of enig voorbehoud wilt maken ten aanzien van onze gegevensverwerking, zullen we onderzoeken of dit mogelijk is volgens onze wettelijke verplichtingen en zullen we je verzoek zo snel mogelijk beantwoorden, uiterlijk één maand nadat we je verzoek hebben ontvangen.

Gebruikers hebben te allen tijde toegang tot hun gegevens via hun accountinstellingen. Hier kunnen de gebruikers alle informatie die ze ons hebben verstrekt, inzien, downloaden, verwijderen of rechtzetten.

Je hebt het recht om te worden geïnformeerd over welke gegevens we van jou hebben opgeslagen, waar ze worden verzameld en waarvoor ze worden gebruikt. Je kunt worden geïnformeerd over onze bewaartermijnen, wie er gegevens over jou ontvangt, voor zover wij je gegevens vrijgeven of overdragen.

Je kunt vragen om toegang te krijgen tot alle verwerkte gegevens met betrekking tot jouw persoon. De toegang worden beperkt in gevallen waarin het de privacy, handelsgeheimen of immateriële rechten van anderen in gevaar kan brengen.

Je hebt het recht om informatie recht te zetten, die niet langer juist of actueel is. Als je vaststelt dat de gegevens die wij over jou opslaan, onjuist zijn, heb je het recht om dergelijke informatie te laten rechtzetten of verwijderen.

Je hebt eveneens het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van jouw gegevens of tegen onze openbaarmaking of overdracht van je gegevens voor marketingdoeleinden. Je hebt het recht om alle gegevens te ontvangen die we verwerken met betrekking tot jouw persoon, inclusief gegevens die rechtstreeks via jouzelf of via andere partijen zijn verzameld. In het geval dat je een dergelijk verzoek indient, worden je gegevens aan jou verstrekt in een veelgebruikt digitaal transporteerbaar formaat.

Alle kwesties met betrekking tot het door EasyTranslate verzamelen en opslaan van persoonsgegevens, jouw rechten onder de GDPR/AVG-wetgeving of dit privacy- en gegevensbeleid, kunnen per e-mail worden gemeld aan gdpr@easytranslate.com of worden doorgebeld op het telefoonnummer, vermeld in paragraaf 1.

Als het door EasyTranslate verzamelen, opslagen of verwerken van jouw gegevens je aanleiding geeft tot bezorgdheid, heb je het recht om een ​​klacht in te dienen bij het Deense Agentschap voor gegevensbescherming, via e-mail naar dt@datatilsynet.dk of bij enige andere toezichthoudende autoriteit in jouw land.

Meldprocedure Inbreuk op Persoonsgegevens

Elke persoon die vermoedt dat een inbreuk op de persoonsgegevens heeft plaatsgevonden als gevolg van diefstal of blootstelling van persoonsgegevens, moet onmiddellijk de functionaris voor gegevensbescherming op de hoogte stellen, met een beschrijving van wat er is voorgevallen. De kennisgeving van het incident kan worden gedaan via e-mail naar gdpr@easytranslate.com of per telefoon op het nummer +45 70 20 55 50.

De Functionaris voor Gegevensbescherming zal alle gemelde incidenten onderzoeken, om te bevestigen of er een inbreuk in verband met persoonsgegevens heeft plaatsgevonden. Als een inbreuk op de persoonsgegevens wordt bevestigd, zal de functionaris voor gegevensbescherming de relevante geautoriseerde procedure volgen, op basis van de kritische factor en de hoeveelheid betrokken persoonsgegevens, beoordeeld door de voltooiing van een privacyeffectbeoordeling (DPIA).

Veiligheid van de Gegevens

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerd gebruik, openbaarmaking of toegang – in het bijzonder wanneer de verwerking de overdracht van gegevens via een netwerk inhoudt – en tegen alle andere illegale verwerkingsvormen en misbruik van gegevens.

Ons platform wordt gehost bij Amazon Web Services, voor maximale schaalbaarheid en beveiliging. Het platform maakt gebruik van https/ssl voor veilige communicatie en wordt ondersteund door een firewall en een load balancer. Zo garanderen we een ​​constante beschikbaarheid. Alle wachtwoorden voor klanten, vertalers en medewerkers van EasyTranslate zijn gecodeerd en er kan een geavanceerde, op rollen gebaseerde toegangscontrole (RBAC) worden verstrekt en aangepast. Gebruikersaanmeldingen worden vastgelegd met een tijdsaanduiding en het IP-adres. Bovendien houden webservers toegangslogboeken bij van alle aanvragen. Bronbestanden en vertalingen worden gehost in een beveiligde, gecentraliseerde opslagservice (S3). De gegevens worden opgeslagen in de EU (Dublin, Ierland).

Wijzigingen Privacybeleid

Ons Privacybeleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. We zullen je rechten in dit privacybeleid niet verminderen zonder jouw uitdrukkelijke toestemming. Elke mogelijke wijziging in het Privacybeleid zal door ons op deze pagina worden vermeld. Als het gaat om belangrijke wijzigingen, zullen we een meer prominente kennisgeving doen (inclusief, voor bepaalde diensten, e-mailmeldingen over wijzigingen in het Privacybeleid)

Gegevensbeveiliging – een beknopte samenvatting van onze beveiligingsmaatregelen

Wij hebben bij EasyTranslate reeds geruime tijd intensief en gericht gewerkt aan een oplossing om ons beveiligings- en gegevensbeschermingsniveau hoog te houden en te voldoen aan de vereisten van de GDPR/AVG. We beoordelen continu onze procedures en samenwerkingen om je ervan te verzekeren dat jouw gegevens veilig zijn bij ons. Zo kun jij gerust zijn en kunnen wij ons bedrijf op duurzame en gezonde manier leiden, waarbij de uiteindelijke klanten beschermd worden.

Hoe zorgen jullie ervoor dat het beveiligingsniveau hoog blijft?

We gebruiken state-of-the-art technologie, waarmee we onze werkomgeving op veilige wijze kunnen opbouwen, maar deze ook kunnen beschermen tegen kwaadwillige indringers. Wij zorgen ervoor dat we onze verschillende omgevingen gescheiden houden, bewaken en beveiligen. Zo krijgen enkel bevoegde mensen toegang tot de juiste gegevens/omgevingen. We voeren tevens pentests uit op geselecteerde kritieke services. 

Kan ik toegang krijgen tot mijn gegevens, ze bewerken, verplaatsen en/of verwijderen wanneer ik dat wil?

Op de pagina Jouw Accountinstellingen heb je de volledige controle over jouw gegevens. Als je naar "Mijn account" gaat, kun je jouw gegevens bewerken, exporteren en verwijderen met één druk op de knop.


Hoe veilig is jullie kantoornetwerk?

Onze netwerken worden beveiligd door een VPN-verbinding. Hierdoor zijn we flexibel en veilig. Tegelijkertijd kunnen we, indien nodig, op afstand werken op het EasyTranslate netwerk, zodat we jou een 24/7 service kunnen bieden. Onze netwerken zijn gesegmenteerd en beveiligd met wachtwoorden.


Wat doen jullie met mijn gegevens?

We bewaren uitsluitend informatie waarmee we een relevante taak op de meest efficiënte wijze kunnen uitvoeren. Daarom verzamelen we je persoonsgegevens, professionele en financiële gegevens om een account aan te maken, onze website en ons platform te optimaliseren, jouw werk te vertalen en je te factureren.


Worden mijn gegevens in derdewereldlanden verwerkt?

Omdat we een breed scala aan klanten hebben, elk met verschillende setups, is hier geen 1:1 antwoord mogelijk. We gebruiken verschillende toeleveranciers, van wie sommige in derdewereldlanden en sommige in de EU/EER. Vanwege de verschillende behoeften, is onze lijst met subverwerkers niet noodzakelijkerwijs van toepassing op jouw specifieke instelling, sommige systemen zijn voor ons echter cruciaal om onze diensten uit te voeren. Klik hier voor het volledige overzicht. Uiteraard hebben we geldige DPA’s voor onze beschikbare subverwerkers, hebben we de rechtsgrondslag voor gegevensoverdracht naar derdewereldlanden en controleren we nauwgezet de naleving hiervan. Dit doen we door enkel te werken met erkende subverwerkers, die het vermogen hebben om zich te houden aan de GDPR/AVG-wetgeving, die certificeringen hebben en audits ondergaan. In het geval dat een subverwerker afwijkt van onze algemene beveiligingsstandaard, vermelden we dit in de DPA. Gelieve te noteren dat je te allen tijde bezwaar kunt aantekenen tegen het gebruik van een specifieke subverwerker om jouw gegevens te verwerken. Echter, dit kan als gevolg hebben dat we jou onze diensten niet kunnen leveren. 


Organisatorische maatregelen

We hebben procedures en richtlijnen beschikbaar voor onze medewerkers, ook volgen zij elke zes maanden een bewustzijnstraining. Zo kunnen wij ervoor zorgen dat iedereen in de organisatie klaar is om de hoogste mate van beveiliging en gegevensbescherming te implementeren. Alle werknemers hebben een geldige NDA en ondertekenen bij ontslag een Exit-NDA, waarmee ze hun vertrouwelijkheid bevestigen. 

We hebben 24/7 een team beschikbaar voor noodgevallen, in het geval dat we afwijkingen op ons platform ervaren. Dit team neemt elk half jaar deel aan simulaties. Zo is het team altijd voorbereid en kan het elke veiligheidsbedreiging ontdekken, identificeren en een halt toeroepen. 

Bovendien beschouwt EasyTranslate het als haar plicht om te allen tijde over een FG te beschikken, die de organisatie monitort en begeleidt op het vlak van gegevensbescherming. De FG verwijst naar het hoger management en indien relevant naar het bestuur.

Fysieke beveiligingsmaatregelen

Onze faciliteiten zijn beveiligd met een digitale codekaart en kunnen enkel door gasten worden betreden, als ze via de receptie naar binnen worden geleid. Gasten mogen niet alleen rondlopen, maar worden verzocht plaats te nemen, totdat de betreffende gastheer hen naar de vergaderruimte leidt. Afdelingen worden fysiek gescheiden per functie en de printer is gesegmenteerd naar deze afdelingen. Er is 24/7 een alarmsysteem ingeschakeld.

Met wie kan ik contact opnemen als ik belangrijke vragen of bezwaren heb met betrekking tot EasyTranslate en de GDPR/AVG?

Je kunt per e-mail contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG): gdpr@easytranslate.com.

Onze DPA (gegevensverwerkingsovereenkomst)

Als we namens jou persoonlijk identificeerbare informatie (PII) verwerken, moeten we een DPA sluiten. Persoonsgegevens kunnen veel zaken omvatten - een naam, een adres, gezondheidsinformatie, een CV, etc. De kans is groot dat wij sommige persoonsgegevens namens jou verwerken. Wanneer je afweegt of we al dan niet een DPA moeten sluiten, moet je rekening houden met volgende factoren:

  1. de hoeveelheid persoonsgegevens
  2. de aard van de persoonsgegevens
  3. de risico's van de eindgebruiker
  4. de continuïteit van de verwerking


Als je bijvoorbeeld wilt dat wij jouw website vertalen, overweeg dan of er persoonsgegevens in de content voorkomen, bijvoorbeeld beschrijvingen van je werknemers. Als dit niet het geval is en je enkel bedrijfsinformatie vermeldt op jouw website, moeten we geen DPA sluiten. 


Als je doorlopend vertalingen hebt van bijvoorbeeld paspoorten van reizende werknemers, is de aard van de gegevens zowel 'gevoelig' als continu en moeten we een DPA sluiten. 


Als je eenmalig een tolk bestelt om bijvoorbeeld tijdens een zakelijke vergadering te vertolken, hoeven we geen DPA te sluiten, aangezien de gegevens niet verder verwerkt zullen worden. In dit geval is een NDA toereikend. 


Indien je wel doorlopend gebruik maakt van onze diensten en we continu persoonsgegevens verwerken, moeten we een officiële overeenkomst sluiten. 


Bedenk dat deze lijst mogelijk niet volledig is. Je moet zelf overwegen of we nog een overeenkomst moeten sluiten.


Hieronder vind je onze DPA, gelieve deze te downloaden, ondertekenen en terug te bezorgen aan onze FG via gdpr@easytranslate.com

 

Download hier onze DPA

Chat met ons!

Onze chat is momenteel offline.

Stuur ons een bericht!

We staan voor u klaar

Phone:


+1 646 931 1931

Neem contact op

Stuur ons een bericht!