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Politique de confidentialité & relative aux données

Identité et contact

La présente politique a pour objectif de garantir la transparence de tous les traitements par EasyTranslate des données personnelles dont notre société dispose. EasyTranslate A/S (Bygmestervej 10, 2400 Copenhague) est tour à tour contrôleur ou processeur des données (suivant le contexte), et est donc responsable du traitement des données que nous collectons et conservons via notre site internet ou de toute autre façon. Nous nous assurons que vos données soient traitées conformément à la loi en vigueur. Pour toute question relative à la présente politique ou pour recourir à un des droits qu’elle mentionne, merci de contacter notre Déléguée à la protection des données à l’adresse e-mail suivante : gdpr@easytranslate.com, ou en appelant au numéro suivant : DK +45 70 20 55 50

Comment nous conformons-nous aux exigences du RGPD ?

Chez EasyTranslate, nous prenons très au sérieux la sécurité des données et la confidentialité de nos utilisateurs et de leurs données. Nos services sont sûrs, et nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles suffisantes pour garantir la sécurité de vos données tout au long de notre traitement. Nous formons tous nos employés à la protection des données et disposons de procédures, directives et protocoles sophistiqués pour garantir que le traitement des données personnelles répond aux mêmes critères au sein de toute notre entreprise. La présente politique a pour but de lister les types de données que nous traitons, les raisons pour lesquelles nous les traitons ainsi que les droits dont vous disposez dans ce domaine.

Fins et base légale

Quelles sont les données que vous fournissez vous-mêmes ?

Nous collectons vos données personnelles ou celles de votre société ainsi que les fichiers sources afin de vous fournir nos services :

  • Vos coordonnées : nom, nom de famille, nom de la société, e-mail, numéro de téléphone
  • Fichiers sources (qui peuvent contenir différentes données personnelles)
  • Informations relatives aux services que vous nous achetez, afin de les personnaliser et de les adapter à vos besoins spécifiques
  • Vos informations de facturation

La base légale pour ce traitement est l’article 6, al. 1, lettre b, selon lequel notre traitement légal est basé sur l’exécution des services convenus dans notre contrat avec vous. Lorsque nous traitons vos fichiers sources et vos données d’employé(e), nous agissons en tant que processeur des données, et vous êtes le contrôleur.

Quelles sont les données que nous collectons automatiquement ?

Nous souhaitons améliorer nos services et applications numériques. C’est pour cette raison que nous collectons automatiquement des données sous forme de cookies, de flux de clics et d’analyses d’audience. 

La base légale pour ce traitement est l’article 6, al. 1, lettre f ; dans ce cas, nous sommes le contrôleur. Cela veut dire que c’est nous qui déterminons les fins du traitement. Ces fins sont décrites ci-dessus. Nous établissons un profil de votre comportement sur notre site afin d’apprendre quelles sont vos préférences et de personnaliser encore plus votre expérience.

Données de flux de clics

Votre visite de notre site internet entraîne en général la collecte des informations suivantes :

  • L’adresse IP du visiteur
  • La date et l’heure de la visite
  • L’URL référente (le site à partir duquel le visiteur est arrivé sur le nôtre)
  • Les pages de notre site visitées
  • Des informations relatives au navigateur utilisé (type et version du navigateur, système d’exploitation, etc.).
  • Cookies

Nous utilisons des cookies sur notre site internet et sur nos applications mobiles. Les cookies sont de petits fichiers texte enregistrés sur votre appareil à partir du navigateur Web. Nous pouvons utiliser des cookies pour vous associer à votre compte.

Vous trouverez des informations sur la façon dont vous pouvez gérer les paramètres des cookies spécifiques à chaque navigateur ici :

Internet Explorer: https://support.microsoft.com/en-us/help/260971/description-of-cookies
Mozilla Firefox: http://support.mozilla.com/en-US/kb/Cookies
Google Chrome: http://www.google.com/support/chrome/bin/answer.py?hl=en&answer=95647
Safari: http://support.apple.com/kb/PH5042
Opera: https://help.opera.com/en/latest/web-preferences/#cookies

Nous utilisons des cookies de tiers pour améliorer notre site internet et en apprendre plus sur vos préférences. Vous trouverez leur liste complète ici.

Si vous ne désirez pas que nous enregistrions des cookies sur votre appareil, il vous suffit de les refuser dans la boîte de dialogue des cookies ; veuillez toutefois noter que cela aura un effet sur le fonctionnement du site. N’oubliez pas de supprimer l’historique des cookies du navigateur que vous utilisez, comme décrit ci-dessus.

Analyse d’audience

Nous utilisons différents outils d’analyse sur notre site internet afin de collecter des informations relatives à vos sessions utilisateur sur notre site, dans le but de nous permettre d’améliorer nos services et de vous fournir la meilleure expérience possible.

Retrouvez la liste des cookies de tiers et des fournisseurs d’analyse d’audience ici.

Comment utilisons-nous vos données ?

Pour fournir les services que vous commandez

Nous utiliserons les informations collectées pour vous répondre et vous faire des propositions de services basées sur votre demande de devis. Si vous décidez d’accepter le devis, nous utiliserons vos données pour fournir le service que vous nous avez commandé. Cela inclut la mise à disposition de fichiers pour notre équipe de production.

Pour traduire vos fichiers

Une fois que nous nous sommes mis d’accord avec vous sur les conditions de livraison, un traducteur recevra le fichier source et le traduira dans la langue convenue dans le délai convenu. S’il est possible d’anonymiser le fichier source, nous vous encourageons à le faire avant de le transférer, ce afin de minimiser le flux de données personnelles (minimisation des données, RGPD (art. 5, al. 1, lettre c)). C’est notamment le cas si l’en-tête d’une lettre contient un nom. S’il n’est pas possible d’anonymiser le fichier, nous disposons des mesures techniques et organisationnelles de sécurité nécessaires pour manipuler vos données personnelles.

Pour vous fournir le meilleur service et la meilleure expérience

Nous utiliserons les informations collectées sur vous pour personnaliser les services que nous vous fournissons et vous permettre d’avoir la meilleure expérience numérique possible. Cela inclut l’optimisation de nos services et de nos sites internet sur la base des informations analytiques que nous aurons collectées sur vous.

Pour vous envoyer des newsletters

Si vous avez donné votre consentement à l’envoi de marketing direct, par ex. des e-mails, des SMS, des MMS, des messages push dans les applications, des prises de contact via des lettres sur les médias sociaux ou des appels téléphoniques, la base légale de ce traitement est l’article 6, al. 1, lettre a. Nous personnaliserons le marketing direct sur la base de votre profil et de vos informations de comportement collectées à partir des comptes EasyTranslate, dans le but de vous envoyer des nouveautés et des offres adaptées. La base légale de ce traitement est l’article 6, al. 1, lettre f, selon lequel nos intérêts légitimes priment vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux.

EasyTranslate peut vous demander si vous voulez mettre à jour votre consentement relatif à la forme de communication et à tout nouveau service fourni par la société. Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement sur https://app.easytranslate.com/unsubscribe

 

Fournisseurs tiers et transferts vers des pays tiers

Nous traitons vos données de façon confidentielle. Nous ne vendons pas vos données à des tiers. Vos données ne seront divulguées que si la loi ou le service que nous vous fournissons l’exigent.

Nous utilisons des services d’assistance fournis par des tiers. Il s’agit notamment de services de maintenance, d’analyse, de messagerie e-mail, de gestion des transactions de paiements ainsi que d’autres services nécessaires à notre activité. Ces tiers auront accès aux données qui leur sont nécessaires pour fournir leurs services. Nous prenons les mesures nécessaires pour garantir que ces prestataires tiers protègent vos données. Vous trouverez la liste complète des fournisseurs tiers ici. Dans la liste, vous verrez également quels fournisseurs tiers traitent vos données dans des pays tiers. Nous évaluons nos fournisseurs tiers avant de les engager et nous assurons de l’existence de la base légale nécessaire pour le transfert en question.

Pendant combien de temps conservons-nous vos données ?

Les durées de conservation des données que nous collectons directement auprès de nos utilisateurs ou via tout autre service varient en fonction de leur utilité. Cela inclut des données traitées par des sous-traitants. EasyTranslate a décidé d’une durée de conservation pour chaque sous-traitant. De plus, les conditions de conservation des fichiers sources sont les suivantes :

  • les registres des serveurs Web sont automatiquement effacés au bout de 30 jours ;
  • les fichiers sources livrés par le client et les traductions fournies par EasyTranslate peuvent être supprimés de façon permanente par le client une fois la commande terminée ;
  • les fichiers se trouvant sur la plateforme peuvent être automatiquement supprimés au bout d’un certain nombre spécifique de jours conformément à un accord entre le client et EasyTranslate. 

Les données financières sont conservées pendant 5 ans, conformément à la loi danoise sur la comptabilité.

Vos droits

Si vous souhaitez avoir accès à vos données, obtenir leur rectification ou leur suppression, ou que vous émettez des réserves quant à notre traitement des données, nous étudierons la possibilité d’accéder à votre demande conformément à nos obligations légales, et répondrons à votre demande le plus rapidement possible, au plus tard un mois après la réception de cette dernière.

Les utilisateurs peuvent accéder à tout moment à leurs données depuis les réglages de leur compte, où ils peuvent voir, télécharger, supprimer ou corriger les informations qu’ils nous ont fournies.

Vous avez le droit de savoir quelles sont les données que nous conservons sur vous, l’endroit où elles sont conservées et la raison de leur utilisation. Vous pouvez demander des informations concernant nos périodes de conservation et, dans la mesure où nous divulguons ou transférons vos données, sur les personnes qui les reçoivent.

Vous pouvez demander à avoir accès à toutes les données traitées vous concernant. L’accès peut être limité dans les cas où il pourrait compromettre la vie privée d’autres personnes, des secrets commerciaux ou des droits intangibles.

Vous avez le droit de corriger toute information qui n’est plus correcte ou à jour. Si vous découvrez que certaines des données que nous conservons vous concernant sont incorrectes, vous avez le droit de les faire corriger ou supprimer.

Vous avez aussi le droit de vous opposer au traitement de vos données, ou à leur divulgation ou transfert à des fins de marketing. Vous avez le droit de recevoir toutes les données que nous traitons vous concernant ; cela inclut les données collectées directement auprès de vous ou fournies par des tiers. Dans le cas où vous soumettez ce genre de demande, vos données vous seront fournies dans un format numérique transportable d’usage courant.

Toutes les questions relatives à la collecte et à la conservation de données personnelles par EasyTranslate, à vos droits relatifs au RGPD ou à la présente politique peuvent être adressées à gdpr@easytranslate.com ; vous pouvez également appeler le numéro mentionné à la section 1.

Si notre collecte, notre conservation ou notre traitement de vos données vous inquiètent, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Agence danoise pour la protection des données par e-mail à l’adresse dt@datatilsynet.dk, ou à toute autre autorité de contrôle dans votre pays.

Signalement de violation de données personnelles

Toute personne soupçonnant qu’une violation de données personnelles a eu lieu suite à un vol ou à la divulgation de données personnelles doit immédiatement le signaler à la Déléguée à la protection des données en fournissant une description de ce qui s’est passé. L’incident peut être signalé par e-mail à gdpr@easytranslate.com ou par téléphone au +45 70 20 55 50.

La Déléguée à la protection des données examinera tous les incidents rapportés pour décider s’il y a eu ou non violation de données personnelles. Si la violation de données personnelles est confirmée, la Déléguée à la protection des données suivra la procédure autorisée adaptée en fonction de la gravité et de la quantité de données personnelles concernées, évaluées sur la base d’une Analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD).

Sécurité des informations

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles de la destruction, de la perte, de la modification, de l’utilisation non autorisée, de la divulgation ou de l’accès accidentels ou illégaux, notamment dans les cas où le traitement exige la transmission de données via un réseau. Nous protégeons également vos données contre toute autre forme de traitement illégal et tout abus.

Notre plateforme est hébergée par Amazon Web Services, qui nous procure un maximum de flexibilité et de sécurité. Cette plateforme utilise https/ssl pour une communication sûre, et est renforcée par un pare-feu et un équilibreur de charge afin de garantir une disponibilité constante. Tous les mots de passe pour les clients, les traducteurs et les employés d’EasyTranslate sont chiffrés, et un contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC) peut être fourni et personnalisé. Les identifiants des utilisateurs sont enregistrés avec la date, l’heure et l’adresse IP. En outre, les serveurs Web conservent des registres d’accès de toutes les demandes. Les fichiers sources et les traductions sont hébergés dans un service centralisé de stockage de données (S3). Les données sont stockées au sein de l’UE (Dublin, Irlande).

Changements apportés à la politique de confidentialité

Notre politique de confidentialité peut être modifiée de temps en temps. Nous ne réduirons pas vos droits liés à cette politique de confidentialité sans votre consentement explicite. Nous publierons toutes les modifications apportées à la politique de confidentialité sur cette page et, si les changements sont importants, nous fournirons une notification plus visible (y compris, pour certains services, une notification par e-mail des changements apportés à la politique de confidentialité)

Sécurité des données - nos mesures de sécurité en bref

Chez EasyTranslate, nous consacrons depuis longtemps nos efforts à maintenir la sécurité et la protection des données à un haut niveau, et à nous conformer au RGPD. Nous évaluons régulièrement nos procédures et nos partenariats pour nous assurer que vous pouvez nous confier vos données. Cela vous permet d’être sereins et nous garantit que notre entreprise est saine et durable, et qu’elle protège les utilisateurs finaux.

Comment vous assurez-vous que votre niveau de sécurité reste élevé ?

Nous utilisons une technologie de pointe qui nous permet à la fois de créer notre environnement de façon sûre et de le protéger contre les intrusions malveillante. Nous nous assurons de séparer nos différents environnements ; nous surveillons et garantissons que seules les bonnes personnes ont accès aux données/environnements, et nous effectuons des tests d’intrusion pour certains services essentiels. 

Puis-je accéder à mes données, les modifier, les transférer et/ou les effacer quand je le veux ?

La page Paramètres du compte vous permet de gérer vos données comme vous l’entendez. Rendez-vous simplement sur « Mon compte » et modifiez, exportez ou effacez vos données d’un simple clic.


Quel est le niveau de sécurité de votre réseau de bureau ?

Nos réseaux bénéficient d’un service VPN. Grâce à cette technologie, nous pouvons travailler à distance sur le réseau d’EasyTranslate et répondre à vos besoins de manière flexible et totalement sécurisée 24 h/24, 7 j/7 au besoin. Nos réseaux sont segmentés et protégés par des mots de passe.


Que faites-vous de mes données ?

Nous ne collections que les informations nous permettant d’effectuer des tâches le plus efficacement possible. Nous collectons ainsi vos données personnelles, professionnelles et financières aux fins de créer un compte, d’optimiser notre site Web et notre plateforme, de traduire vos projets et de procéder à la facturation.


Mes données seront-elles traitées dans des pays tiers ?

Étant donné que nous avons une multitude de clients et que les situations diffèrent, la réponse n’est pas simple. Nous faisons appel à différents sous-traitants, dont certains se trouvent dans des pays tiers et d’autres au sein de l’EEE. Les besoins de chacun sont différents, c’est pourquoi notre liste de sous-traitants ne sera peut-être pas celle qui correspondra à vos besoins spécifiques ; mais nous devons recourir à certains de ces systèmes si nous voulons fournir nos services. Veuillez cliquer ici pour un aperçu complet. Cela étant, nous avons conclu des DPA avec tous nos sous-traitants, nous avons une base juridique nous permettant de transférer des données vers des pays tiers et nous veillons à nous conformer au RGPD en ne faisant appel qu’à des sous-traitants réputés et capables de se conformer au RGPD et de réussir les audits et les certifications. Si l’un de nos sous-traitants s’éloigne de notre norme générale de sécurité, nous l’indiquerons dans le DPA. Veuillez noter que vous pouvez à tout moment vous opposer à l’utilisation d’un sous-traitant pour traiter vos données, mais cela peut avoir pour conséquence que nous ne puissions pas vous fournir nos services. 


Mesures organisationnelles

Afin de garantir que toutes les personnes au sein de l’organisation sont en mesure de mettre en place le niveau le plus élevé de sécurité et de protection des données, nous mettons à la disposition de nos employés des procédures et des directives. Par ailleurs, ils doivent également suivre deux fois par an une formation de sensibilisation. Tous les employés disposent d’un accord de confidentialité valide et, lorsqu’ils quittent l’entreprise, ils signent un accord de confidentialité de sortie pour confirmer leur respect de la confidentialité. 

Nous avons une équipe d’urgence disponible 24 h/24, 7 j/7 en cas d’anomalies sur notre plateforme. Cette équipe effectue deux fois par an des simulations pour être toujours prête à détecter, identifier et bloquer toute menace de la sécurité. 

De plus, EasyTranslate s’est engagée à ce qu’un Délégué à la protection des données surveille et guide l’entreprise à tout moment dans les questions de protection des données. Le DPD répond devant la direction, voire le conseil d’administration si nécessaire.

Mesures physiques de sécurité

Nos locaux sont protégés par une carte à code numérique, et les personnes extérieures ne peuvent y entrer que si elles y sont autorisées à la réception. Les personnes extérieures ne sont pas autorisées à déambuler seules dans les locaux, mais elles doivent rester assises jusqu’à ce que la personne avec laquelle elles ont rendez-vous les conduise à la salle de réunion. Les départements sont séparés physiquement par fonction, et l’imprimante est également segmentée par rapport à ces départements. Un système d’alarme est en marche 24 h/24, 7 j/7.

Qui dois-je contacter en cas de questions importantes au sujet d’EasyTranslate & du RGPD ?

Vous pouvez contacter notre déléguée à la protection des données (DPD) par courriel: gdpr@easytranslate.com

Notre DPA (Accord de traitement des données)

Si nous traitons des informations personnelles identifiables (PII) en votre nom, nous devrions signer un DPA. Les données personnelles peuvent se référer à beaucoup de choses - un nom, une adresse, des informations relatives à la santé, un CV, et il est fort probable que nous traiterons certaines informations personnelles en votre nom. Lorsque vous réfléchissez à la nécessité de signer ou pas le DPA, vous devez prendre en considération les points suivants :

  1. la quantité de données personnelles
  2. le caractère des données personnelles
  3. les risques de l’utilisateur final
  4. le caractère permanent ou non du traitement

Par ex., si vous souhaitez que nous traduisions votre site Web, demandez-vous si le document fourni contient ou pas des données personnelles, par ex. les descriptions de vos employés. S’il n’en contient pas mais qu’il s’agit uniquement d’informations sur l’entreprise, nous n’avons pas besoin d’établir un DPA. 

 

Par contre, si vous nous demandez régulièrement de traduire les passeports de vos employés amenés à voyager, le caractère des données est à la fois sensible et permanent, et nous devrons établir un DPA. 


Si vous louez les services ponctuels d’un interprète, par ex. pour une réunion commerciale, nous n’avons pas besoin de DPA, car les données ne seront pas traitées ultérieurement , dans ce cas, la confidentialité est couverte par l’accord de confidentialité signé. 


Par contre, si vous recourez régulièrement à nos services, et que nous traitons de façon permanente des données personnelles, il nous faut établir un accord officiel. 


Veuillez noter que la liste n’est pas exhaustive - c’est à vous de décider si nous devons ou pas signer un accord.


Vous trouverez notre DPA ci-dessous. Téléchargez-le, signez-le et renvoyez-le à notre DPD, à l’adresse gdpr@easytranslate.com

 

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