Tilmeld dig vores

Nyhedsbrev!

Privatlivs- og persondatapolitik

Identitet og kontakt

Denne politik er udarbejdet med henblik på at sikre gennemsigtighed i EasyTranslates behandling af alle de personlige oplysninger, som vi opbevarer på tværs af hele organisationen.  EasyTranslate A/S (Pakhus 48, Sundkaj 153, 2150 Nordhavn) agerer enten som Registeransvarlig eller som Registerfører (alt efter den givne situation), og vi er derfor ansvarlige for den data, vi indsamler og behandler gennem vores hjemmeside, eller som på anden måde kommer i vores varetægt. Vi sikrer, at dine data bliver behandlet i henhold til gældende lovgivning. Hvis du har spørgsmål vedrørende denne politik eller ønsker at gøre brug af en eller flere rettigheder, kan du kontakte vores Data Protection Officer på gdpr@easytranslate.com eller på følgende telefonnummer: 70 20 55 50

Hvad gør vi for at overholde databeskyttelsesforordningen?

Hos EasyTranslate tager vi datasikkerhed og beskyttelsen af vores brugere og deres data meget alvorligt. Vores services er sikre at bruge, og vi har implementeret tilstrækkelige tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at kunne garantere beskyttelsen af dine data, som vi behandler. Vi uddanner alle vores medarbejdere i databeskyttelse og har omfattende procedurer, vejledninger og protokoller, der sikrer, at behandlingen af personlige oplysninger lever op til den samme høje standard i hele organisationen. Denne politik indeholder oplysninger om, hvilke typer data, vi behandler, hvorfor vi behandler dem, og hvilke rettigheder du har i forhold til behandlingen af dine data.

Formål og retsgrundlag

Hvilke data leverer du selv?

Vi indsamler oplysninger om dig selv/din virksomhed og dine kildefiler for at kunne levere vores service til dig:

  • Din kontaktinformation: Fornavn, efternavn, firmanavn, e-mail, telefonnummer
  • Kildefiler (disse kan indeholde en række forskellige personlige oplysninger)
  • Information om den service, du køber hos os, for at tilpasse serviceydelserne til dine specifikke behov
  • Dine faktureringsoplysninger

Retsgrundlaget for denne behandling er Artikel 6, stk. 6, litra b i den forstand, at vi har ret til at behandle dine data som led i udførelsen af de aftalte ydelser i vores kontrakt med dig. Når vi behandler dine kildefiler og dine medarbejderdata, agerer vi som Registerfører og du som Registeransvarlig.

Hvilken type data indsamler vi automatisk?

Vi ønsker at forbedre vores digitale serviceydelser og programmer. Det er årsagen til, at vi indsamler data automatisk vha. cookies, clickstream og anden webanalyse. 

Retsgrundlaget for denne behandling er Artikel 6, stk. 1, litra f og i denne sammenhæng er vi Registeransvarlige. Det betyder, at det er os, der bestemmer formålet med behandlingen. Formålet er beskrevet ovenfor. Vi laver en profil over din adfærd på vores webside for at kende dine præferencer og dermed være i stand til at tilpasse din oplevelse endnu mere.

Clickstream-data

Når du besøger vores hjemmeside, indsamler vi typisk følgende oplysninger.

  • Den besøgendes IP-adresse
  • Datoen og tidspunktet for besøget
  • Web-adressen, du kommer fra
  • De sider, du har besøgt på hjemmesiden
  • Information om den browser, du bruger (browsertype og version, operativsystem osv.).
  • Cookies

Vi anvender cookies på vores hjemmeside og på vores mobil-apps. Cookies er små tekstfiler, som gemmes på din enhed fra webbrowseren. Vi kan bruge cookies til at matche dig med din konto.

Du kan finde information om de forskellige browserspecifikke cookie-indstillinger her:

Internet Explorer: https://support.microsoft.com/en-us/help/260971/description-of-cookies
Mozilla Firefox: http://support.mozilla.com/en-US/kb/Cookies
Google Chrome: http://www.google.com/support/chrome/bin/answer.py?hl=en&answer=95647
Safari: http://support.apple.com/kb/PH5042
Opera: https://help.opera.com/en/latest/web-preferences/#cookies

Vi bruger tredjeparts-cookies for at forbedre vores hjemmeside og for at lære dine præferencer at kende. Du kan finde den fuldstændige liste her.

Hvis du ikke ønsker, at vi lægger cookies på din enhed, kan du bare afvise i cookie-boksen, men vær opmærksom på, at dette kan have betydning for hjemmesidens funktionalitet. Husk at slette din cookie-historik i den browser, du bruger, som beskrevet ovenfor.

Webanalyse

Vi anvender forskellige analyseværktøjer på vores hjemmeside for at indsamle information fra dine brugersessioner på vores hjemmeside, fordi vi ønsker at forbedre vores ydelser og give dig den bedst mulige oplevelse.

Du kan finde listen over tredjeparts cookie- og webanalyseleverandører her.

Hvad bruger vi dine oplysninger til?

Til at levere den service, du har bestilt

Vi bruger den information, vi har indsamlet, til at vende tilbage til dig med tilbud baseret på din forespørgsel. Hvis du vælger at acceptere tilbuddet, vil vi bruge dine oplysninger til at levere den service, du har bestilt hos os. Dette indbefatter at gøre dine filer tilgængelige for vores produktionsteam.

Til at oversætte dine filer

Når vi har aftalt leveringsbetingelserne med dig, vil en oversætter få udleveret kildefilen og oversætte den til det aftalte sprog inden for den aftalte deadline. Hvis det er muligt at anonymisere kildefilen, opfordrer vi dig til at gøre dette, før du sender filen, for at minimere strømmen af personlige oplysninger (dataminimering, databeskyttelsesforordningen (Art. 5, stk. 1, litra c). Det kunne f.eks. være, hvis der er et navn i overskriften på et brev. Hvis det ikke er muligt at anonymisere, har vi tekniske og organisatoriske foranstaltninger på plads til at behandle dine personlige data.

Til at levere den bedste service og oplevelse til dig

Vi bruger den information, vi har indsamlet om dig, til at skræddersy vores services til dig og levere den bedst mulige digitale oplevelse. Dette omfatter optimering af vores services og hjemmeside baseret på analysemateriale indsamlet fra dig.

Til at sende dig nyhedsbreve

Hvis du har givet dit tilsagn til at modtage direct marketing, dvs. e-mail, SMS, MSS, push-meddelelser i apps, kontakt via sociale medier og telefonopringninger, så er retsgrundlaget for dette Artikel 6, stk. 1, litra a. Vi gør din direct marketing personlig baseret på din profil og informationen om din adfærd fra EasyTranslates kanaler for at give dig relevante nyheder og tilbud. Retsgrundlaget for denne databehandling er Artikel 6, stk. 1, litra f, hvor vores lovbestemte rettigheder tilsidesætter dine interesser eller grundlæggende rettigheder og friheder.

EasyTranslate har ret til at spørge dig, om du ønsker at opdatere dit tilsagn vedr. kommunikationsform og eventuelle nye services fra EasyTranslate. Du kan til enhver tid trække dit tilsagn tilbage på www.easytranslate.com/unsubscribe

 

Tredjepartsforhandlere og videregivelse til tredjelande

Vi behandler dine oplysninger med fortrolighed. Vi sælger ikke dine oplysninger til tredjepartsaktører. Dine data vil kun blive offentliggjort, hvis det påkrævet ved lov, eller hvis den service, vi leverer, kræver det.

Vi benytter os som sådan af serviceydelser leveret af tredjeparter. Dette omfatter vedligeholdelsesarbejde, analyse, e-mail-beskedservice, håndtering af betalingstransaktioner og andre relevante ydelser. Disse tredjeparter har adgang til de oplysninger, de skal bruge for at kunne udføre deres arbejde. Vi gør, hvad der er nødvendigt for at sikre, at disse tredjepartsleverandører beskytter dine data. Se den fulde liste over tredjepartsleverandører her. På listen vil du også kunne se, hvilke tredjepartsleverandører, der behandler dine data i tredjelande. Vi evaluerer vores tredjepartsleverandører, før vi indgår aftale med dem, og sikrer, at retsgrundlaget for en given videregivelse er i orden.

Hvor lang tid gemmer vi oplysningerne?

Dataene, som vi indsamler enten direkte fra vores brugere eller via en serviceydelse, gemmes i varierende tidsperioder alt efter, hvad de bruges til. Dette gælder også for data, der behandles af underkontraherede registerførere. EasyTranslate har taget en aktiv beslutning om opbevaringstiden for hver enkelt underkontraheret registerfører. Derudover er betingelserne for opbevaring af kildefiler som følger:

  • Webserver-logs slettes automatisk efter 30 dage;
  • Kildefiler leveret af kunden og oversættelser leveret af EasyTranslate kan slettes permanent af kunden, når ordren er fuldført;
  • Filer på platformen kan slettes automatisk efter et bestemt antal dage efter aftale mellem kunden og EasyTranslate. 

Regnskabsdata skal opbevares i en periode på 5 år i henhold til den danske bogholderilov.

Dine rettigheder

Hvis du ønsker at få adgang til dine data, få dem berigtiget eller slettet eller gøre indsigelser mod vores databehandling, vil vi undersøge om dette er muligt i henhold til vores retlige forpligtelser og vende tilbage til din forespørgsel så hurtigt som muligt og senest en måned, efter at vi har modtaget din anmodning.

Brugerne kan når som helst få adgang til deres data via deres kontoindstillinger, hvor de kan se, downloade, slette eller rette i al den information, de har givet os.

Du har ret til at blive informeret om, hvilke oplysninger, vi har om dig, hvor vi har indhentet dem, og hvad de bliver brugt til. Du kan få information om, hvor lang tid, vi opbevarer oplysningerne, og hvem der modtager oplysninger om dig, i det omfang vi offentliggør og videregiver dine oplysninger.

Du kan bede om at få adgang til alle de data, der bliver behandlet vedr. dig. Denne adgang kan dog blive begrænset i tilfælde, hvor andre menneskers privatliv, forretningshemmeligheder eller intellektuelle rettigheder kan blive kompromitteret.

Du har ret til at få rettet oplysninger, som ikke længere er korrekte eller up-to-date. Hvis du bliver bekendt med, at nogle af de oplysninger, vi opbevarer om dig, er fejlagtige, har du ret til at få disse oplysninger rettet eller slettet.

Du har også ret til at modsætte dig vores behandling af dine data eller vores offentliggørelse eller videregivelse af dine data til marketingformål. Du har ret til at modtage alle de data, som vi behandler om dig, herunder data, som er indsamlet direkte fra dig eller andre parter. Hvis du indgiver en sådan anmodning, vil dine data blive leveret til dig i standard digitalt format.

Spørgsmål vedr. EasyTranslates indsamling og opbevaring af personlige oplysninger, dine rettigheder i medfør af databeskyttelsesforordningen eller denne politik, kan rettes til gdpr@easytranslate.com eller til telefonnummeret opgivet i afsnit 1.

Hvis indsamlingen, opbevaringen eller behandlingen af dine data skulle give anledning til bekymring, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet på dt@datatilsynet.dk eller anden tilsynsmyndighed i dit land.

Rapportering af brud

Enhver som har mistanke om, at der er sket et brud på persondatasikkerheden som følge af tyveri eller eksponering af persondata skal med det samme indberette dette til Data Protection Officer (den databeskyttelsesansvarlige) med en beskrivelse af, hvad der er sket. Indberetningen af hændelsen kan ske via e-mail til gdpr@easytranslate.com eller ved at ringe til os på 70 20 55 50

Den databeskyttelsesansvarlige vil undersøge alle rapporterede hændelser og for hver enkelt sag afgøre, om der er tale om et brud på persondatasikkerheden eller ikke. Hvis der er tale om et brud på persondatasikkerheden, vil den databeskyttelsesansvarlige følge den relevante autoriserede procedure baseret på kritikaliteten og kvantiteten af de involverede persondata og foretage en vurdering vha. en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse.

Sikring af oplysningerne

Vi iværksætter de nødvendige tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at beskytte persondata mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, forringelse, uautoriseret brug, udbredelse eller adgang; i særdeleshed i tilfælde, hvor behandlingen involverer dataoverførsel via et netværk, samt mod enhver anden form for ulovlig behandling og misbrug af data.

Vores platform hostes af Amazon Web Services, som giver maksimal skalerbarhed og sikkerhed. Platformen bruger https/ssl til sikker kommunikation og er sikret af en firewall og et belastningsfordelingssystem, der sikrer konstant tilgængelighed. Alle adgangskoder for kunder, oversættere og EasyTranslate-medarbejdere er krypteret, og der er mulighed for anvendelse og tilpasning af rollebaseret adgangskontrol. Bruger-logins registreres med tidsstempler og IP-adresser. Herudover fører web-serverne adgangslogs over alle anmodninger. Kildefiler og oversættelser opbevares i en sikker central lagerfacilitet (S3). Oplysningerne opbevares i EU (Dublin, Irland).

Ændring i privatlivspolitikken

Der kan fra tid til anden ske ændringer i vores privatlivspolitik. Vi vil ikke indskrænke dine rettigheder i denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige tilsagn. Ændringer i privatlivspolitikken vil blive slået op på denne side, og hvis der er tale om større ændringer vil vi melde det mere direkte ud (herunder, for visse services, i form af e-mail-besked om ændringer i privatlivspolitikken)

Datasikkerhed - vores sikkerhedsforanstaltninger kort fortalt

Her hos EasyTranslate er vi dybt optaget af og har længe arbejdet på at opnå et højt sikkerhedsniveau, der lever op til databeskyttelsesforordningen. Vi evaluerer løbende vores processer og vores virksomheder for at sikre, at du trygt kan overlade dine data til os. Det er vigtigt for os, at du kan være sikker på, at vi driver en bæredygtig og sund virksomhed, som beskytter slutbrugerne.

Hvad gør I for at bevare et højt sikkerhedsniveau?

Vi anvender avanceret teknologi, som både giver os mulighed for at udvikle et sikkert miljø og at beskytte vores miljø mod ondsindet indtrængen. Vi sørger for at adskille vores forskellige miljøer, vi overvåger og sikrer, at kun de rigtige personer har adgang til de rigtige oplysninger/miljøer, og vi PEN-tester udvalgte nøgleservices. 

Kan jeg få adgang til mine data, redigere i dem og flytte og/eller slette dem, når jeg vil?

Du har fuld kontrol over dine personlige oplysninger i dine kontoindstillinger. I "Min konto" kan du redigere, eksportere og slette dine oplysninger med et tryk på en knap.


Hvor sikkert er jeres kontornetværk?

Vores netværk er sikret via VPN. Det giver os mulighed for at være fleksible og sikre på samme tid, for vi kan arbejde på EasyTranslates netværk udefra efter behov og dermed give dig 24/7 service. Vores netværk er segmenteret og password-beskyttet.


Hvad bruger I mine oplysninger til?

Vi indsamler kun den information, som vi skal bruge til at udføre en given opgave så effektivt som muligt. Vi indsamler derfor dine personlige oplysninger, dine virksomhedsoplysninger og dine faktureringsoplysninger for at kunne oprette en konto, optimere vores hjemmeside og platform, oversætte dit arbejde og fakturere dig.


Vil mine data blive brugt i tredjelande?

Vi har mange forskellige kunder med forskellige profiler, og dette spørgsmål kan derfor ikke besvares en-til-en. Vi bruger et bredt udvalg af underleverandører, nogle i tredjelande, nogle i EØS. På grund af de forskellige behov, er vores liste af underleverandører ikke nødvendigvis brugbar til dit setup, men nogle systemer er vigtige for os for at kunne udføre vores services. Klik her for at få det fulde overblik. Når det er sagt, så har vi gyldige DPA'er med alle vores underleverandører til rådighed, vi har det juridiske grundlag på plads for overførsel til tredjelande, og vi sikrer overholdelsen ved kun at bruge anerkendte underleverandører, som har kapaciteten til at overholde databeskyttelsesforordningen og gennemgå revisioner og certificeringer. HVIS en underkontraheret registerfører afviger fra vores overordnede sikkerhedsniveau, vil vi angive dette i DPA'en. Husk, at du altid kan modsætte dig, at en bestemt underkontraheret registerfører anvendes til at behandle dine oplysninger, men dette kan medføre, at vi ikke kan levere vores service. 


Organisatoriske foranstaltninger

For at sikre, at alle i organisationen er klar til at implementere det højeste niveau af sikkerhed og databeskyttelse har vi procedurer og vejledninger til rådighed for alle vores medarbejdere, og de bliver løbende opdateret på, hvad de skal være opmærksomme på gennem halvårlige kursusforløb. Alle medarbejdere har en gyldig NDA, og når de forlader virksomheden, skriver de under på deres fulde fortrolighed i en Exit-NDA. 

Vi har et beredskabsteam klar 24/7 for det tilfælde, at der skulle opstå uregelmæssigheder i vores platform. Dette team har simuleringer hvert halve år for altid at være forberedt på at opdage, identificere og stoppe en hvilken som helst trussel mod sikkerheden. 

Derudover har EasyTranslate forpligtet sig på altid at have en databeskyttelsesansvarlig (DPO) til at overvåge og vejlede organisation i databeskyttelse. DPO'en refererer til den øverste ledelse og hvis relevant til bestyrelsen.

Fysiske sikkerhedsforanstaltninger

Vores bygning er sikret med et digitalt kodekort, og gæster har ikke adgang til bygningen med mindre de lukkes ind af receptionen. Gæster må ikke gå rundt alene, men bliver bedt om at tage plads, indtil deres vært tager imod dem og fører dem til mødelokalet. Afdelingerne er fysisk adskilte efter funktion og printeren er delt ud på disse afdelinger. Et alarmsystem er slået til 24/7.

Hvem skal jeg kontakte, hvis jeg har vigtige spørgsmål om EasyTranslate og databeskyttelsesforordningen?

Du kan kontakte vores Data Protection Officer (DPO) pr. e-mail: gdpr@easytranslate.com

Vores DPA (aftale om databehandling)

Hvis vi behandler personligt identificerbare oplysninger på dine vegne, bør vi indgå en DPA. Persondata kan være mange ting - et navn, en adresse, sundhedsoplysninger, et CV og det er højst sandsynligt, at vi kommer til at behandle personlig information på dine vegne. Når du vurderer, om der er brug for, at vi indgår en DPA, skal du overveje følgende:

  1. mængden af persondata
  2. typen af persondata
  3. risici for slutbrugeren
  4. om databehandlingen er fortløbende

Hvis du f.eks. skal have din hjemmeside oversat, skal du overveje, om der er nogen personoplysninger i materialet, f.eks. beskrivelser af medarbejderne. Hvis der ikke er det, men kun information om virksomheden, er der ikke behov for en DPA. 


Hvis du løbende har oversættelser af f.eks. pas for medarbejdere, der rejser, er typen af data både følsom og fortløbende, og der er derfor behov for at udarbejde en DPA. 


Hvis du bestiller en tolk en enkelt gang til f.eks. at tolke et forretningsmøde, er der ikke behov for en DPA, fordi oplysningerne ikke vil blive behandlet yderligere, det ville bare være dækket af den eksisterende NDA. 


Hvis du derimod løbende gør brug af vores services, og vi kontinuerligt behandler persondata, er der behov for, at vi indgår en officiel aftale. 


Bemærk, at denne liste ikke er fuldstændig - det er din afgørelse, om der er behov for en aftale.


Find vores DPA nedenfor, download den, underskriv den og send den til vores DPO på gdpr@easytranslate.com

 

Download vores DPA

Vi er her for at hjælpe dig

Phone:


+1 646 931 1931

Kontakt os

Skriv en besked til os!